«Нет документа, нет и человека» (c.) М.А. Булгаков
Насколько важен документ в жизни бухгалтера?
И что должно насторожить руководителя, если его бухгалтерия считает налоги и крайне редко запускает процедуру сбора первичных документов с исполнителей бизнес-процессов компании на отчетные даты?
Первичный документ — очень важная часть Российской Системы Бухгалтерского Учета (РСБУ), т.к. в соответствии со ст. 1 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», «Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок».
Основываясь данным пунктом закона о бухгалтерском учете именно первичный документ является основой закрытия хозяйственной операции и именно по первичному документу налоговые органы проверяют правильность исчисления налога или факта признания операций в целях уменьшения налоговой базы.
Поэтому бухгалтерской службой крайне важно вовремя получить первичный документ проверить правильность его оформления и внести своевременно в учетные регистры.
Очень часто на практике я сталкивалась с тем, что бухгалтер зачастую упускает процедуру анализа учетных регистров на предмет того, что было оплачено за отчетный период и поступили ли соответствующие документы в бухгалтерию.
Соответственно налог или платился завышенный, или декларация вообще закрывалась не в привязке к учетным регистрам (другими словами «налог с потолка»).
И такие моменты могут стоить бизнесу дорого, вот почему:
- Компания просто не пройдет камеральную налоговую проверку и бизнесу будут начислены налоги, пени и штрафы;
- При оформлении кредитной сделки, при анализе учетных регистров и отчетных форм, будут выявлены данные расхождения (доказано на практике) и вам откажут в кредите, т.к. ваша отчетность недостоверная;
- В расчетах будет накапливаться дебиторская задолженность и компания будет терять на налогах, а контрагент увидит об отсутствии контроля за расчетами со стороны вашей компании, что повлияет на вашу деловую активность;
- Если услуги были оплачены, но оказаны не полностью, то у компании «зависают» денежные средства у поставщиков, что может повлиять на денежный поток и вызвать его дефицит;
- В случае юридического спора первичный документ играет важную роль, т.к. арбитражные суды в основу рассмотрения принимают ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО первичные документы.
Как же обеспечить бизнесу безопасность? Как коммерческую, так и налоговую
Своевременно закрывать расчеты в учетных регистрах помогут вам следующие процедуры:
- Определять и закреплять их приказом «deadline» (крайний срок) для формирования отчета по авансовым расчетам с поставщиками-контрагентами для публикации ответственным сотрудникам. Данную процедуру производить на ежемесячной основе.
- Определять и закреплять их приказом «deadline» (крайний срок) для закрытия учетных регистров по отражению первичной хозяйственной информации. Данную процедуру производить на ежемесячной основе.
- Закреплять их приказом о сроке предоставления первичной документации ответственными лицами организации по каждому подразделению. Желательно на результаты по сбору и закрытию первичных документов завязывать премиальную часть заработной платы сотрудников (KPI) для эффективности управления результатом.
- На основе учетных регистров формируется отчет о произведенных оплатах за период, которые не закрыты первичными учетными документами.
Отчет публикуется ответственным лицом с уведомлением о «deadline» (крайний срок) по предоставлению первичной документации в бухгалтерскую службу.
Если ваша фирма небольшая, то в обязательном порядке определяется, кто производит сбор документации. Иногда данную функцию может выполнять или сам бухгалтер, или директор компании, но ответственное лицо должно быть назначено во избежание неудовлетворительного результата.
По прохождении времени, отведенного на сбор и регистрацию первичной информации в регистрах учета, данный отчет переформировывается, определяются незакрытые авансы, определяются причины этих «незакрытий» (например, аванс оплачен, но услуга до конца не оказана), при необходимости регистрируются авансовые счета-фактуры по НДС.
Если организация на ежемесячной основе формирует данные процедуры, — у бухгалтера всегда под контролем расчеты с контрагентами, он своевременно на ежемесячной основе может определить фактическую налоговую базу по налогам и скорректировать план.
Также вы сможете «в спокойном режиме» просматривать полученную первичную документацию и проверять её на правильность оформления, в соответствии с ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», устранять ошибки и обеспечивать надежный тыл бизнесу по закрытию учетных регистров и их обеспечением первичной документацией.
На сегодня процедура сбора первичной документации сокращается за счет внедрения сервиса электронного документооборота (ЭДО), что позволяет сократить объем работ по обмену бумажного носителя на электронный первичный документ.
Например, такой сервис как «Диадок» предоставляет сервис до 100 документов бесплатно, что позволит небольшой фирме от ключевых контрагентов получать электронные документы и уйти от дополнительных трудозатрат. Также интегрируется 1С и ЭДО, что позволяет не вводить, а загружать первичный документ в систему учета.
Наши клиенты используют как сервисы ЭДО, так и работают с контрагентами по запросу первичных документов через ответственных лиц компании, но расчеты для наших специалистов и их закрытие — играет важную ключевую роль при ежемесячном закрытии данных учета.
Мы никогда не спешим при закрытии квартала, т.к. наши «deadline» (крайний срок) оправдывают себя в нашей готовности и планомерности.
При наличии вопросов и уточнений пишите, рада ответить вам на ваши вопросы!